Die Uhr zeigt 15:00 Uhr. Der Kalender pingt. Noch ein Meeting. Das vierte heute, das dritte am Nachmittag. Die Energie ist am Tiefpunkt, die Konzentration flüchtig, der Kaffee kalt. Trotzdem sitzen acht Menschen in einem Raum und tun so, als wären sie produktiv. Nachmittagsmeetings sind zur Plage moderner Arbeitswelt geworden – und zur Streitfrage. Manche schwören, sie seien unvermeidbar, notwendig, wichtig. Andere verfluchen sie als Produktivitätskiller, Zeitverschwendung, Relikt schlechten Managements. Die Wahrheit liegt komplizierter. Meetings nach 15 Uhr können funktionieren – aber nur unter sehr spezifischen Bedingungen. Meistens jedoch sind sie genau das, was Kritiker behaupten: teure Verschwendung kognitiver Ressourcen in der unproduktivsten Zeit des Tages.
Die Biologie arbeitet gegen uns: Der natürliche Energieabfall
Die Wissenschaft ist eindeutig. Der menschliche Körper folgt zirkadianen Rhythmen, die Energie und Konzentration über den Tag steuern. Die meisten Menschen erleben einen Peak am späten Vormittag – zwischen zehn und zwölf Uhr. Nach dem Mittagessen folgt der berüchtigte Nachmittagseinbruch, das Post-Lunch-Tief. Zwischen 14 und 16 Uhr sinken Aufmerksamkeit, Entscheidungsqualität und kognitive Leistung messbar. Das ist nicht Faulheit oder mangelnde Disziplin, sondern Biologie.
Meetings, die komplexe Entscheidungen erfordern, strategisches Denken verlangen oder kreative Problemlösung brauchen, sind in diesem Zeitfenster besonders ineffektiv. Die Teilnehmer sind physisch anwesend, mental aber abwesend. Diskussionen ziehen sich, Entscheidungen werden aufgeschoben, wichtige Details übersehen. Was morgens in dreißig Minuten erledigt wäre, dauert nachmittags eine Stunde – und liefert schlechtere Ergebnisse.
Hinzu kommt der Konzentrationseffekt. Vormittags haben Menschen ihre kognitiven Ressourcen noch verfügbar. Sie können komplexe Informationen verarbeiten, Zusammenhänge erkennen, konstruktiv debattieren. Nachmittags sind diese Reserven aufgebraucht. Entscheidungsmüdigkeit setzt ein. Menschen wählen den Weg des geringsten Widerstands, nicken Vorschläge ab ohne kritische Prüfung, vermeiden Konfrontation. Das Ergebnis: Scheinkonsensentscheidungen, die später revidiert werden müssen.
Die ökonomische Rechnung: Was Nachmittagsmeetings wirklich kosten
Die Kosten von schlecht getimten Meetings werden systematisch unterschätzt. Rechnen wir durch: Acht Teilnehmer, Durchschnittsgehalt 80.000 Euro jährlich, macht etwa 50 Euro pro Stunde pro Person. Ein einstündiges Meeting kostet also 400 Euro an Personalkosten. Wenn dieses Meeting nachmittags stattfindet, bei reduzierter kognitiver Leistung, sinkt der Output um geschätzte dreißig bis vierzig Prozent. Effektiv zahlt man 400 Euro für 250 Euro Wert. Die Differenz ist verbranntes Geld.
Multipliziert man das über ein Jahr, über alle Meetings, über alle Mitarbeiter, erreichen die Summen schwindelerregende Höhen. Ein mittelgroßes Unternehmen mit zweihundert Mitarbeitern, durchschnittlich zehn Meetings pro Woche, verbrennt leicht sechsstellige Beträge jährlich an ineffektiven Nachmittagsmeetings. Geld, das in produktivere Aktivitäten investiert werden könnte.
Die Opportunitätskosten: Was nicht getan wird
Noch teurer sind Opportunitätskosten. Nachmittage eignen sich für andere Aufgaben besser als Meetings. Administrative Arbeiten, die wenig Konzentration erfordern. Emails abarbeiten. Dokumentation updaten. Einfache, repetitive Tasks. Wenn diese Zeiten mit Meetings blockiert werden, müssen solche Aufgaben in produktivere Zeiten verschoben werden – oder bleiben liegen. Das führt zu Rückständen, Stress, Überstunden.
Für kreative oder analytische Arbeiter ist der Nachmittag oft zweiter Wind. Nach dem Tief gegen 15 Uhr kommt bei manchen ein zweiter Produktivitätsschub gegen 16 oder 17 Uhr. Wer dieses Fenster mit Meetings blockiert, verschwendet wertvolle Fokuszeit. Deep Work ist nachmittags schwierig, aber nicht unmöglich – wenn man Raum dafür lässt.
Die Ausnahmen: Wann Nachmittagsmeetings funktionieren
Es gibt Situationen, in denen Meetings nach 15 Uhr sinnvoll oder unvermeidbar sind. Internationale Teams mit Zeitzonenkonflikten haben oft keine Wahl. Wenn das Entwicklerteam in Indien sitzt, das Produktteam in Kalifornien, und das Management in Frankfurt, wird irgendwer Meetings zu suboptimalen Zeiten haben. Hier ist die Frage nicht ob, sondern wer das Opfer bringt.
Routine-Meetings, die keine hohe kognitive Leistung erfordern, funktionieren nachmittags akzeptabel. Status-Updates, wo jeder reihum berichtet. Informations-Sharing, ohne Diskussion oder Entscheidung. Solche Meetings sind nicht ideal am Nachmittag, aber tolerierbar. Sie vergeuden weniger Potenzial als komplexe Strategiemeetings.
Brainstorming-Sessions können nachmittags überraschend funktionieren. Manche Forschung deutet darauf hin, dass reduzierte exekutive Kontrolle am Nachmittag zu kreativeren, weniger filtrierten Ideen führt. Das Gehirn ist weniger inhibiert, assoziiert freier. Für reine Ideengenerierung – nicht Bewertung – kann das vorteilhaft sein.
Notfallmeetings: Wenn Timing keine Option ist
Krisenmanagement kennt keine Uhrzeit. Wenn Server ausfallen, Kunden eskalieren, oder Presseanfragen drängen, trifft man sich wann nötig. Hier ist Geschwindigkeit wichtiger als optimales Timing. Solche Ad-hoc-Meetings sind Ausnahme, nicht Regel. Das Problem entsteht, wenn Ausnahme zur Gewohnheit wird.
Die kulturellen Treiber: Warum wir trotzdem Meeting-Marathon veranstalten
Wenn Nachmittagsmeetings so ineffektiv sind, warum sind Kalender damit vollgestopft? Die Gründe sind kulturell und strukturell.
Meetingkultur wird oft mit Wichtigkeit verwechselt. Wer viele Meetings hat, wirkt wichtig, beschäftigt, involviert. Ein leerer Kalender signalisiert fälschlicherweise Irrelevanz. Diese toxische Assoziation führt dazu, dass Meetings aus Statusgründen stattfinden, nicht weil sie nötig sind.
Default-Denken spielt eine Rolle. Kalender-Tools schlagen automatisch einstündige Slots vor. Menschen akzeptieren Defaults. Niemand hinterfragt, ob das Meeting wirklich eine Stunde braucht, oder ob es überhaupt stattfinden sollte. Es wird eingetragen, weil es einfach ist.
Mangelnde Alternativen verschärft das Problem. Asynchrone Kommunikation – Emails, geteilte Dokumente, Projektmanagement-Tools – erfordert Disziplin und neue Gewohnheiten. Meetings sind vertraut, unmittelbar, scheinbar effizient. Dass sie oft ineffizient sind, wird übersehen.
Die Vermeidung schwieriger Entscheidungen
Meetings dienen manchmal als Verantwortungsverschleierung. Wenn eine Entscheidung unklar ist, lädt man mehr Leute ein. Niemand muss allein entscheiden, niemand trägt allein Verantwortung. Diese Risikodiffusion ist psychologisch bequem, aber organisational destruktiv.
Die Lösungsansätze: Wie man Nachmittage rettet
Progressive Unternehmen experimentieren mit radikalen Alternativen. No-Meeting-Afternoons sind populär geworden. Nach 13 oder 14 Uhr sind Meetings verboten, außer in Notfällen. Das gibt Mitarbeitern garantierte Fokuszeit für tiefe Arbeit. Die Anfangswiderstände sind groß – wie sollen alle nötigen Meetings in halbe Tage passen? – aber Teams adaptieren, werden effizienter.
Meeting-Audits helfen, Bloat zu identifizieren. Jedes wiederkehrende Meeting wird hinterfragt: Ist es nötig? Könnten wir es kürzen? Asynchron machen? Weniger Teilnehmer? Oft zeigt sich: Die Hälfte ist eliminierbar, ein Viertel verkürzbar, der Rest optimierbar.
Striktes Timeboxing erzwingt Effizienz. Meetings dauern nicht eine Stunde per Default, sondern die tatsächlich nötige Zeit. 15-Minuten-Standups. 25-Minuten-Entscheidungsmeetings. Pomodoro-inspirierte Rhythmen. Das reduziert Verschwendung dramatisch.
Die radikale Transparenz: Kosten sichtbar machen
Manche Tools zeigen in Echtzeit die Kosten laufender Meetings. Ein Ticker summiert die Personalkosten jeder Minute. Das schafft Bewusstsein. Plötzlich überlegt man zweimal, ob man wirklich noch zehn Minuten über Nebensächlichkeiten diskutieren will, wenn der Zähler bei 150 Euro steht.
Nachmittage sind zu wertvoll für schlechte Meetings
Die Antwort auf die Titelfrage ist differenziert. Meetings nach 15 Uhr sind nicht per se Produktivitätskiller – aber sie sind es meistens. In den meisten Fällen wären sie besser am Vormittag platziert, durch asynchrone Kommunikation ersetzt, oder ganz gestrichen. Die Ausnahmen – Zeitzonen, Notfälle, spezifische Meeting-Typen – rechtfertigen nicht die inflationäre Nutzung.
Unternehmen, die Nachmittage konsequent von Meetings freihalten, berichten von messbaren Produktivitätssteigerungen. Mitarbeiter sind zufriedener, Output steigt, Burnout sinkt. Die Umstellung erfordert Disziplin, neue Gewohnheiten, kulturellen Wandel. Aber sie lohnt sich.
Die zugrunde liegende Wahrheit ist simpel: Zeit ist die knappste Ressource. Kognitive Energie ist begrenzt. Beides zu verschwenden in Meetings, die zur falschen Zeit mit zu vielen Menschen über zu wenig Substanz stattfinden, ist organisationale Selbstsabotage. Wer exzellent werden will, muss lernen, Nein zu sagen – zu Meetings generell, zu Nachmittagsmeetings besonders. Die Frage ist nicht, ob man es sich leisten kann, Meetings zu reduzieren. Die Frage ist, ob man es sich leisten kann, es nicht zu tun.
